9 Tipps, um Deine Verpackungskosten zu senken

Gastbeitrag von Packhelp

Jeder gute Manager möchte die Kosten seines Unternehmens reduzieren und das ist ganz normal. Das Gleiche gilt für die Verpackungskosten.

Die Lieferkette Deines Unternehmens verändert sich jedoch und die wachsende Nachfrage der Verbraucher nach mehr Nachhaltigkeit oder die Entwicklung eines D2C-Modells können, unter anderem, die Kosten für Deine Verpackungsversorgung erhöhen.

Du musst Dich also anpassen und clever sein.

Dies ist zum Beispiel der Fall bei Apple, das die Kosten für seine Verpackungen mit einer einfachen Lösung reduziert hat: und zwar durch das Entfernen der Ladegeräte aus seinen Verpackungen (außer in Frankreich). Offiziell sagt die Marke natürlich, dass dies aus Gründen des Umweltschutzes geschehen ist.

Aber seien wir ehrlich: Es gibt kaum eine Chance, dass Du etwas Ähnliches wie Apple tun kannst, um die Kosten für Deine Verpackung zu reduzieren und einen ähnlichen Effekt zu erzielen.

In diesem Artikel erfährst Du, wie folgendes geht:

  • Wie kann man Verpackungskosten reduzieren
  • Wie kann man Verpackungen und die davon abhängigen Prozesse optimieren, um deren Kosten zu senken
  • Wie kann man die Versorgung mit Verpackungen verwalten, um deren Kosten zu reduzieren?

All das findest Du in den 9 Expertentipps, die in diesem Blog vorgestellt werden.

Deshalb gleich der erste Tipp, wie Du Deine Verpackungskosten reduzieren kannst.

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1) Sei proaktiv, nicht reaktiv

Wenn Du diesen Artikel liest, dann vielleicht, weil sich, wie wir in der Einleitung erwähnt haben, etwas geändert hat. Es könnte etwa ein Problem aufgetreten sein, das Dich dazu veranlasst hat, Maßnahmen zu ergreifen, um die Kosten für Deine Verpackungen zu senken.

Packaging cost

Aber seien wir ehrlich, der beste Zeitpunkt zur Optimierung Deiner Verpackungskosten ist genau dann, wenn es kein Problem gibt.

Warum?

Wenn Du in einer Notsituation reagierst, anstatt proaktiv zu sein, riskierst Du, das Problem falsch einzuschätzen. Wenn Du die Verpackungskosten unter Zeitdruck senkst, riskierst Du, vermehrt Fehler zu machen und noch mehr Probleme zu schaffen, als Du ohnehin schon hast. 

Während Du in “normalen” Zeiten die Kosten für Deine Verpackungen untersuchst, kannst Du durch proaktives Handeln einen Schritt zurückgehen und hast so mehr Einblick in das, was optimiert werden kann und was für Dein Unternehmen profitabel sein wird.

Wie? 

Führe alle sechs Monate ein Audit Deiner Verpackungskosten durch, indem Du die folgenden Ratschläge befolgst.

2) Sieh das größere Bild Deiner Verpackungskosten

Auch dies wird Dir offensichtlich erscheinen, wenn man es Dir einmal gesagt hat.

Aber trotzdem.

Bei der Kalkulation und Kostenreduzierung geht es nicht nur um den Verpackungskarton Deines Produktes.

Cylindrical cans

Um Deine Verpackungskosten zu optimieren, musst Du auch berücksichtigen, was Deine Verpackung mit sich bringt: Kosten für Lagerraum, Verpackungswerkzeuge, Zubehör, Veredelung und Druckverfahren Deiner Verpackung, etc.

Aber auch den ROI Deiner Verpackung.

Warum?

Nun, nehmen wir an, Du hast Dich irgendwann dazu entschlossen, Einlagen einzubauen, um Deine Produkte im Inneren der Schachtel besser zu präsentieren. Du entfernst sie aber später, weil du feststellst, dass der Kundennutzen gering und die Kosten zu hoch sind.

Problem: Eines Tages ruft ein Kunde an und sagt, dass sein Produkt beschädigt angekommen ist und er eine Rückerstattung möchte. Und dann noch einer. Ganz zu schweigen von dem schlechten Buzz über Deine Produkte in den sozialen Medien, der aufkommt.

Ja, sie ist ein Kostenfaktor, aber die Verpackung ist auch ein mächtiges Marketinginstrument, das oft unterschätzt wird.

Versuche also, so weit wie möglich zurück zu denken, wenn Du die Kosten Deiner Verpackung zu optimieren willst: Was sind die Kosten, die direkt mit Deiner Verpackung verbunden sind? Wie hoch ist ihr messbarer ROI? (Bindungsrate, Anzahl der Shares in sozialen Netzwerken usw.).

Natürlich hast Du auch bei einem sehr guten ROI ein Budget, das Du nicht überschreiten darfst. Es liegt an Dir, mit Hilfe der Tipps in diesem Blog, abzuwägen, wie Du die zur Verfügung gestellten Ressourcen bestmöglich nutzt, um einen maximalen ROI zu erzielen.

Nachdem wir nun gesehen haben, wie Du die Kostenreduzierung Deiner Verpackungen in Angriff nehmen kannst, lass uns nun einen Blick darauf werfen, wie Du Deine Verpackungen optimieren kannst, um deren Kosten zu reduzieren.

3) Verwende maßgefertigte Verpackungen und reduziere das Gewicht

Oft ist bei einem wachsenden Bedarf an Verpackungsmaterial die einfachste und schnellste Lösung eine Verpackung in Standardgröße – d.h. die Standardgrößen, die Dir Dein Lieferant anbietet.

Zum Beispiel bietet er Dir einen Karton 40x20x10 cm und einen anderen Karton, der 70x50x30 cm groß ist an. 

Das hat den Vorteil, dass die Verpackung sofort und zu einem günstigen Preis verfügbar ist.

Das mag für den Anfang hilfreich sein, aber auf lange Sicht ist eine Verpackung in Standardgröße ein enormer Mehraufwand: Oft ist die Verpackung dann unnötigerweise zu groß für Deine Produkte (denn wenn sie zu klein wäre, hättest Du sie gar nicht erst bestellt). 

Außerdem können mehrere finanzielle Probleme auftreten:

Du zahlst für die zusätzliche Lagerung und versendest buchstäblich Luft

Deine Versandkartons nehmen unnötig viel Platz weg, also zahlst du extra für die Lagerung und den Lufttransport… Nun, nicht ganz der Lufttransport von dem üblicherweise in der Logistik die Rede ist. Vielmehr verursacht der Versand halbleerer Pakete zusätzliche Kosten.

Du zahlst zu viel für Deine Verpackung

All dieser zusätzliche Platz bedeutet, dass Du für Verpackungsmaterial bezahlst, das Du nicht verwendest. 

In der Zwischenzeit sind die Kunden immer umweltbewusster und sensibler beim Thema Nachhaltigkeit geworden. Abgesehen von den zusätzlichen Kosten von unnötiger Verpackung für Dein Unternehmen, werden auch die Kunden diesen Aspekt bemängeln. Amazon, zum Beispiel, verursachte einen mittelgroßen Skandal mit seinen übergroßen Verpackungen. Heute hat sich das geändert, denn das Unternehmen von Jeff Bezos ermutigt seine Mitarbeiter nun, den Verpackenprozesss zu filmen und in vielen Fällen auf Tiktok zu übertragen.

Und das kann sich auch auf Deinen Ruf und damit auf Deinen Umsatz auswirken.

 

Du zahlst vielleicht für unnötige Polsterung und Füllung

Vielleicht sogar noch schlimmer: Weil Deine Verpackung zu groß ist, musst Du möglicherweise Polsterungen oder Füllmaterial hinzufügen, um zu verhindern, dass sich Deine Produkte bewegen und/oder beschädigt werden. 

Diese Polsterungen kosten nicht nur extra, sondern nehmen auch mehr Zeit in Anspruch, um von Deinem Verpackungsunternehmen oder 3PL Anbieter verpackt zu werden. Eine weiterer Kostenfaktor, der vermieden werden kann.

Inzwischen sollte klar sein, dass die Lösung für all diese Probleme darin besteht, einen Verpackungsanbieter zu wählen, der Dir komplett maßgeschneiderte Verpackungen anbietet.

Deine Verpackung muss sich der Form Deines Produkts anpassen, wenn es nicht zu zerbrechlich ist. Wenn es zerbrechlich ist, dann brauchst Du eine etwas größere Box, um Einsätze oder Holzkringel unterzubringen, die eine ökologische Lösung darstellen.

Phone cases

Oben ist ein gutes Verpackungsbeispiel ↑

Eine weitere Möglichkeit, unnötige Kosten zu vermeiden: Produkte wie z.B. Textilien haben oft schon ihre eigene Verpackung.

Wenn Du zum Beispiel für ein E-Commerce-Geschäft arbeitest, das sich auf Sneakers und Streetwear-Schuhe spezialisiert hat, liefern die Schuhmarken die Schuhe bereits in ihren Kartons.

shoe box packaging

Das Hinzufügen einer maßgefertigten Versandtasche mit Deinem Branding reicht aus, um sie zu schützen (es ist kein zusätzlicher Karton erforderlich), und diese Lösung kostet nicht viel.

Tatsächlich ist eine Versandtasche aus Kunststoff oder Biokunststoff nicht nur eine geeignete Verpackung für den Versand in diesem Fall (flexibel, wasserdicht und widerstandsfähig zugleich), sondern nimmt auch nicht mehr Platz als nötig ein und ist zusätzlich sehr leicht.

4) Entferne, was nicht benötigt wird

Das Hinzufügen von Flyern, einer handgeschriebenen “Danke”-Karte oder etwas anderem kann einen unglaublichen Effekt auf Deine Verkäufe haben (wir erklären gleich danach, wie)… Aber es kann auch Dein Verpackungsbudget ernsthaft beeinträchtigen.

Versuche, das Überflüssige zu entfernen.

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Wie in Punkt 1 gesehen, solltest Du Dir überlegen, was diese Elemente in Bezug auf den Umsatz bringen können. 

Deshalb ist es so wichtig, den ROI dieser Broschüren, oder der Hochglanzoberfläche Deiner Verpackungen usw. zu messen. 

Haben die Unboxing-Shares auf Social Media zugenommen, seit Du diese Dankeskarte in die Box gelegt hast? Hat sich Deine Retentionsrate erhöht? Wie viel kostet es Dich? Wie viel länger braucht Dein Kommissionierer, um einen Flyer hinzuzufügen?

Wenn Dir die Entscheidung schwer fällt, sag Dir, dass Du das, was Du bisher gemacht hast, “beibehalten” kannst. Du kannst es aber anders machen, um Deine Verpackungskosten zu reduzieren.

Wenn Du z. B. jeder Box eine kleine Notiz beifügst, kannst Du diese vielleicht stattdessen direkt in die Box drucken lassen.

hello you box

Der Effekt auf den Kunden ist der gleiche (Zufriedenheit und Loyalität) während Du Deine Kosten reduzierst.

Entfernen, was nicht benötigt wird, kann auch bedeuten, Polsterung und Füllung zu entfernen. Wie in Punkt 3 gesehen, verwendest Du sie vielleicht nur, weil Deine Verpackung überdimensioniert ist. 

Wenn Dein Produkt nicht zerbrechlich ist, solltest Du die Größe Deiner Verpackung anpassen. 

Eine Zwischenlösung, die auch Geld spart, kann darin bestehen, sich für Einlagen zu entscheiden, das weniger Material benötigt und Dein Produkt genauso gut (oder sogar noch besser) an seinem Platz hält.

SHEYN-Shipping-Box

Außerdem ist eine Einlage, die in Deinen Verpackungskarton eingepasst wird, einfacher und schneller zu montieren als z. B. Kraftpapier und damit indirekt auch günstiger.

Mit all diesen Tipps, die sich auf die Verpackung selbst beziehen, hast Du bereits genug, um Dein Verpackungsbudget zu reduzieren. 

Lass uns nun einen Blick darauf werfen, wie Du die mit den Verpackungsprozess verbundenen Kosten reduzieren kannst.

5) Reduziere die Zeit des Verpackens

Hast Du schon einmal darüber nachgedacht, Dein Auftragsabwicklung (Fulfillment) zu optimieren, insbesondere die Verpackungsphase?

Hat Logistik Partner viel zu tun, um Deine Produkte zu verpacken? Befindet sich Deine Verpackung an der richtigen Stelle zum Verpacken? Ist sie leicht zu verschließen? Gibt es einen Schritt, der im Prozess übersprungen werden kann?

Closing boxes

Zum Beispiel verschließen manche Kommissionierer Versandkartons mit Klebeband. Wenn Du Dich aber für einen Versandkarton mit Selbstklebeband entscheidest, hättest Du 2 Vorteile

  • Die Kosten für Deine Verpackung selbst könnten optimiert werden.
  • Die Verpackungszeit könnte reduziert werden (und Zeit ist Geld).

6) Pflege Deinen Maschinenpark

forklift truck

Stell Dir zum Beispiel vor, dass Du keinen Abroller für das Kleben Deiner Versandkartons verwendest.

Das könnte zu 2 Problemen führen:

  • Das Schneiden von Klebeband von Hand dauert länger als mit einem Klebebandabroller. Du verlierst Zeit und damit Geld.
  • An dem Tag, an dem sich Dein Kommissionierer versehentlich in die Hand schneidet, wird der gesamte Verpackungsprozess verlangsamt. Abgesehen davon, willst Du natürlich nicht, dass er/sie sich verletzt.

Deshalb lohnt es sich, in nützliche Geräte zu investieren und dafür zu sorgen, dass alles gut gewartet ist, vom Gabelstapler über den Klebebandabroller bis zu den Sicherheitsschuhen. 

Wenn Du Deine Werkzeuge und Maschinen nicht ausreichend wartest, musst Du nicht nur für deren Reparatur aufkommen, sondern auch für die Zeit, die durch deren Nichtverfügbarkeit oder den dadurch verursachten Unfall verloren geht. Denn der Tag wird unweigerlich kommen, an dem es ein technisches Problem gibt.

7) Schule Dein Personal

Die Mitarbeiter Deines Unternehmens sind sowohl die wertvollste Ressource als auch einer der größten Kostenfaktoren.

Wenn Dein Kommissionierer nicht die richtigen Fähigkeiten hat, wird er Geld für ein nicht optimales Ergebnis kosten oder sogar Probleme verursachen, die wiederum mehr kosten und Deine Verpackungskosten erhöhen.

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Du hast aus drei Gründen ein großes Interesse daran, gut ausgebildete Mitarbeiter zu haben:

  • Damit sie effizient und schnell bei der Vorbereitung von Aufträgen und der Verpackung Deiner Produkte sein können müssen sie wissen, wie sie die ihr zur Verfügung stehenden Werkzeuge und Maschinen bedienen.
  • Damit sind sie sicher und der flüssige Ablauf Deiner Verpackung und Auftragsvorbereitung ist ebenso sichergestellt.
  • Zur Einhaltung der Gesetze bezüglich der Gesundheit und Sicherheit des Personals sind bestimmte Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen vorgeschrieben und müssen dokumentiert werden.

8) Bestelle bei weniger Lieferanten

Die Anzahl Deiner Verpackungslieferanten zu reduzieren, ist vielleicht nicht der intuitivste Ratschlag.

Wenn Du mehrere Lieferanten hast, kannst Du in der Tat vergleichen und den günstigsten für jedes Element Deiner Verpackung auswählen: einen für die Kartons, einen für die Einsätze, einen für die Versandtaschen, usw.

Ein Lieferant, der sich als “Low-Cost” positioniert, riskiert jedoch, Deine Verpackungen mit geringerer Qualität herzustellen. Und das kann Dich auf lange Sicht mehr kosten, als Du sparen kannst.

Ein weiterer gewichtiger Vorteil der Reduzierung der Anzahl Deiner Verpackungslieferanten ist die optimierte Anpassungsfähigkeit an Veränderungen. Stelle Dir vor, Du änderst die Größe Deiner Kartons, damit sie besser zum Produkt passen, das bedeutet :

  • Kontaktiere andere Lieferanten (von Einlagen und Versandtaschen), um auch deren Größe zu ändern.
  • Studiere und validiere das Angebot anderer Lieferanten, das möglicherweise auf die neue Größe nach oben korrigiert wird, weil sie seltener oder komplizierter zu produzieren ist.
  • Warte auf den Erhalt aller Elemente Deiner Verpackung (die nicht notwendigerweise zusammen ankommen werden)
  • Prüfe und teste, ob die Größe der Verpackungselemente die richtige ist und ob sie miteinander kompatibel sind, was weniger offensichtlich ist, wenn die Produkte nicht vom selben Lieferanten stammen. 

Durch die Zusammenarbeit mit nur einem Verpackungslieferanten hast Du nur einen Ansprechpartner, der den gesamten Verpackungsbedarf viel einfacher koordinieren kann und die Qualität und Kompatibilität Deiner Produkte sicherstellt. 

Und schließlich: Selbst wenn bestimmte Elemente Deiner Verpackung bei einem einzigen Lieferanten teurer sind als bei anderen, solltest Du nicht vergessen, dass Du von Mengenpreisen profitieren kannst, da Du alles bei einem einzigen Lieferanten bestellst. 

Packhelp packaging

Einen einzigartigen Lieferanten zu haben, hat dann mehrere Vorteile:

  • Zeitsparend
  • Sichere die Qualität Deiner Verpackungen und des Zubehörs
  • Vereinfache Deine Beziehung und Deine Aufträge
  • Verfüge über Verpackungselemente, die kohärent und kompatibel zueinander sind
  • Spare Geld dank der Mengenpreise

9) Behalte Überblick über den Verpackungsbestand

Dein Verpackungsbestand muss, wie jeder andere Bestand auch, überwacht werden und idealerweise nach dem Prinzip “just-in-time” arbeiten.

Zu viel Bestand bedeutet gebundenes Geld und zusätzliche Lagerplatzkosten. Zu wenig Bestand bedeutet das Risiko, dass Deine Lieferkette zusammenbricht und Deine Kunden nicht beliefert werden können.

warehouse storage

Deshalb ist die Überwachung Deines Verpackungsbestandes so wichtig. Du musst den Überblick darüber haben, wie lange Dein Bestand reicht, und rechtzeitig bestellen. Und das in kalkulierten Mengen, damit Du Deinen Bestand nicht überziehst.

Daher ist es wichtig, die Vorlaufzeit Deines Verpackungslieferanten zu kennen: Wie viel Zeit liegt zwischen dem Moment der Bestellung und der Lieferung?

Wenn Du das nötige Budget zur Verfügung hast, ist der einfachste Weg, dies zu tun, eine Software zu verwenden, die es ermöglicht, automatisch eine neue Verpackungsbestellung auszulösen, wenn eine Mindestschwelle erreicht wird. Alternativ solltest Du eine Warnung erhalten, wenn Dein Bestand eine kritische Schwelle erreicht, um eine neue Bestellung mit wenigen Klicks zu erneuern. 

Es ist auf jeden Fall eine Investition, aber es spart Dir Zeit bei der Überprüfung Deiner Bestände und damit auf lange Sicht Geld. Eine andere Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment Dienstleister, der dasselbe Service bietet.

Reduziere Deine Verpackungskosten in zwei Worten

Wenn Du genauer hinschaust, gibt es viele Möglichkeiten, Deine Verpackungskosten zu reduzieren.

Aber wie wir in Punkt 2 festgestellt haben, ist eine drastische Reduzierung Deiner Verpackungskosten nicht immer eine gute Idee.

Nicht, dass es nicht notwendig ist, sie zu reduzieren.

Aber vergiss nicht, Dein Budget mit dem in Beziehung zu setzen, was Deine Verpackung als Marketinginstrument für Dein Unternehmen leisten kann. 

Denn wenn Du am Ende feststellst, dass Dein Verpackungsbudget zwar beträchtlich ist, aber im Gegenzug Deine Kundenbindungsrate vervielfacht und Deine Marke in den sozialen Netzwerken viral macht, dann ist es die Kosten absolut wert. 

Wenn Du Dich für Packhelp als Deinen Verpackungslieferanten entscheidest, kannst Du eine Verpackung entwerfen, die vollständig für Deine Produkte optimiert ist (Qualität, Abmessungen, Materialien, etc.), während Du von Massenpreisen und personalisierter Unterstützung profitierst, um Dein Projekt an die Spitze zu bringen.

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Über den Autor (Original in Französisch)

Pierre Grante ist ein Senior Content Specialist bei Packhelp. Jeden Tag hilft er Tausenden von Unternehmen, individuelle und umweltfreundliche Verpackungen einfach zu gestalten.

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