ERP Systeme im eCommerce

Jeder Manager hat es in der einen oder anderen Form schon selbst erlebt: Verschiedene Abteilungen machen “ihr eigenes Ding”, reden aneinander vorbei oder schaffen es ganz einfach nicht alle Beteiligten mit den aktuellsten Informationen und Entwicklungen zu versorgen. Das führt zu Effizienzverlusten innerhalb eines Unternehmens und verursacht laufend hohe Kosten (laut einer Studie betragen die Kosten durch schlechte Kommunikation für Unternehmen mit 100 Mitarbeitern durchschnittlich 420 000$ pro Jahr). Mithilfe von ERP Systemen können E-Commerce Unternehmen, die stark wachsen,  genau diese und auch andere Herausforderungen erfolgreich überwinden.

Genau aus diesem Grund beschäftigen sich immer mehr E-Commerce Unternehmen mit ERP Systemen, trotzdem herrscht bei diesem Thema oft noch Unklarheit. Deswegen haben wir einen Beitrag verfasst, der Entscheidungsträgern im E-Commerce helfen soll, einen besseren Überblick zu bekommen. Dabei werden wir auf folgende Fragestellungen eingehen:

• Was sind ERP Systeme?
• Warum und wann ERP im E-Commerce nutzen?
• Vorteile von ERP Systemen für Online Shops
• Nachteile von ERP Systemen für Online Shops
• Mit welchen Kosten für ein ERP System muss ein E-Commerce Unternehmen rechnen?
• Welche ERP-Anbieter gibt es für E-Commerce?

Was sind ERP Systeme?

Der Begriff ERP ist vielen Geschäftstreibenden bekannt, doch was ist ein ERP System überhaupt? 

ERP steht für Entrepreneur Ressource Planning und ist eine funktionsübergreifende Software, die alle Geschäftsbereiche innerhalb eines Unternehmens unterstützt. In einer Organisation hilft ERP, die Geschäftsprozesse verschiedener Abteilungen und Funktionen durch die zentralisierte Anwendung zu verwalten.  Dadurch stehen allen Abteilungen jederzeit aktuelle Informationen zur Verfügung. Es ermöglicht größere Transparenz und einheitliches Handeln innerhalb eines E-Commerce Unternehmens.

Ein Vergleich mit einem Betriebssystem veranschaulicht ERP Systeme gut. So hast Du etwa Windows auf Deinem Computer oder IOS auf Deinem Smartphone. Diese Systeme ermöglichen es Dir verschiedene Apps auf diesen Geräten zu installieren und zu nutzen. Ähnlich dazu funktioniert ein ERP System, auf dessen Plattform dann Deine verschiedenen “Apps” wie Marketing, Accounting, HR, Sales, Bestandsmanagement und ähnliches arbeiten. 

Warum und wann ERP im E-Commerce nutzen?

Wachsende Online-Shops stoßen irgendwann an den Punkt, an dem sie hinterfragen müssen, ob alle Prozesse effizient ablaufen. Dabei gelangt man häufig zu der Erkenntnis, dass die Abläufe nicht optimal sind und dadurch beträchtliche finanzielle und zeitliche Ressourcen verschwendet werden. So werden bestimmte Tätigkeiten, etwa aufgrund von mangelnder Kommunikation in verschiedenen Abteilungen, doppelt vollbracht und stiften dadurch trotz aller Mühe keinen Zusatznutzen. Dabei “drückt der Schuh” bei den meisten dieser Unternehmen oft an folgenden Stellen:

• Daten müssen manuell eingegeben werden
• Daten sind nicht aktuell und müssen mühsam von anderen Abteilungen besorgt werden
• Abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe sind ineffizient
• Berichte sind nicht optimiert
• Es ist schwierig etwaige KPIs im Blick zu behalten

Fehlende Daten führen oft dazu, dass Fehler unbemerkt bleiben. Ein ERP System hilft dabei verschiedene Entwicklungen im Blick zu behalten, um in Echtzeit reagieren zu können. Vergleichbar ist das etwa mit der Fähigkeit den Motor eines Autos während der Fahrt kontrollieren und so rechtzeitig eine Entscheidung treffen zu können, ob man lieber an den Straßenrand oder in die Werkstatt fahren soll. Umgelegt auf das Unternehmen, kann eine Management-Entscheidung unter Betrachtung des Gesamtbildes des Online-Shops getroffen werden, das Entscheidungsträgern im E-Commerce durch das Enterprise Ressource Planning System zur Verfügung steht.

Sollten E-Commerce Unternehmen ERP Systeme verwenden?

Auf diese Frage gibt es wie so oft keine pauschale Antwort. Wie immer ist diese Entscheidung von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu entscheiden. Was allerdings feststeht ist, dass ein ERP System gerade im Bereich des Onlinehandels viele Prozesse vereinfachen kann. Am besten kann die Nützlichkeit im E-Commerce durch ein kurzes Beispiel veranschaulicht werden: Stell Dir vor, Du verkaufst Fußbälle. Tätigt ein Kunde einen Kauf über Deinen Online-Shop, nimmt ein ERP System alle nötigen Daten Deines Kunden auf, und speichert sie in einer großen Datenbank. Zur gleichen Zeit wird automatisch geprüft, ob der Ball überhaupt vorrätig ist. Nach der Bestätigung wird ohne Zeitverlust und ohne menschlichen Arbeitsaufwand das Produkt virtuell zur Seite gelegt und die Information an den Verantwortlichen für den Versand weitergeleitet.  Zusätzlich werden noch die Versandadresse, Packzettel und Versandetikette verschickt – immer noch in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand. Gleichzeitig wird der Bestand im System reduziert und die Produktion informiert, dass weitere Ware produziert werden sollte. Besonders, wenn man Omni- oder Multichannel Händler ist und damit über verschiedene Kanäle Produkte verkauft, erhöht sich die Komplexität für diese Prozesse exponentiell, wodurch ein ERP System oft unerlässlich wird. 

Alleine an diesem vereinfachten Beispiel lässt sich schon das Potenzial eines ERP Systems im E-Commerce erahnen. Auch wenn das noch lange nicht bedeutet, dass jeder Online-Shop ein solches ERP System nutzen sollte, zumal es auch andere Automatisierungs-Tools wie etwa Zapier gibt, ist ein ERP System in vielen Fällen eine optimale Lösung für Online-Shops.

Integration oder Anbindung von E-Commerce Shopsystemen mit ERP Systemen

Online-Shops haben meistens das Bedürfnis ein ERP System zu finden, das eine Anbindung oder Integration für das jeweilige Shopsystem, wie etwa Shopify, Magento oder Plentymarkets verfügt. Zunächst einmal muss eine Unterscheidung zwischen einer Integration und einer Anbindung getroffen werden, die fälschlicherweise oft synonym gebraucht werden. Denn eine Integration geht viel weiter als eine Anbindung. Dadurch entstehen sowohl Vor- als auch Nachteile.

Um das Konzept besser zu verstehen, kann man es mit einem Vergleich veranschaulichen. In diesem Vergleich kann man sich die Integration so vorstellen, wie einen WG-Mitbewohner: Dieser nutzt gemeinsam mit Dir das Wohnzimmer, die Küche und das Badezimmer. Ihr seht euch beinahe täglich, könnt im besten Fall von gemeinsamen Einkäufen profitieren und teilt euch die Miete. Durch dieses Zusammenleben können aber auch Reibungen entstehen. So haben vielleicht nicht beide dieselben Vorstellungen davon wann die Wohnung sauber ist, oder einer von euch hat gerne Ruhe in der Früh, während der andere die Ruhe am Abend mehr genießt. Hier sollte man also besonders viel Acht darauf geben, mit wem man zusammenzieht.

Eine Anbindung ist vergleichbar mit der Hilfe von Außen. Vergleichbar dazu wäre etwa eine Reinigungskraft, die zur Hilfe für bestimmte Aufgaben gerufen wird. Hier gibt es weniger Konfliktpotenzial, und die Reinigungskraft muss sich nicht speziell auf Deine Persönlichkeit anpassen. Sie erledigt die Arbeit und verlässt dann wieder die Wohnung. Diese ist also eher oberflächlich und unkompliziert, jedoch kann man dadurch auch nicht von der freundschaftlichen Beziehung, wie sie bei dem Mitbewohner besteht, profitieren.

Egal ob es sich um eine Anbindung oder um eine Integration handelt, die meisten ERP Systeme sind mit einer Großzahl an Shopsystemen, wie bereits genannt etwa Shopify, WooCommerce, Shopware, Magento und viele mehr kompatibel.

Vorteile von ERP Systemen

Nach dem Lesen der Definition von ERP Systemen, weiß man von einigen Vorteilen, die ein solches im Optimalfall mit sich bringt. Neben der genannten Warn- und Übersichtsfunktion, verfügen ERP Systeme über weitere entscheidende Vorteile:  

• Sicherung aller Unternehmensdaten an einem Ort
• Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse
• Integrierte Information zwischen allen Abteilungen
• Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen
• Erleichterung der genauen Nachverfolgung von Bestand und Verkäufen
• Erstellen einer einzigen Analyse- und Berichtsstelle
• Eine einzige vertrauenswürdige, interne Quelle für Informationen
• Eliminierung von Einzweck-Softwares
• Integration von Systemen und Services
• Ermöglicht standardisierte Prozesse

Generell werden ERP Systeme also auf der einen Seite dazu genutzt, unternehmensinterne Informationen zentral zu lagern und einen einfachen Zugriff auf eben diese zu ermöglichen. Auf der anderen Seite sollen Prozesse und Abläufe, mit dem Ziel einer Effizienzsteigerung vereinfacht und automatisiert werden. Wann beziehungsweise ob Du ein solches System nutzen solltest, ist von vielen Faktoren abhängig:

• Anpassung: Komplexität der Integrationsaufgaben
• Wachstum: Brauchst Du eine Lösung, die mit wachsenden Auftragsvolumen, Kunden und Produkten skaliert?
• Kunden: Wer sind deine Kunden? Verkaufst Du an B2C, B2B oder beides?
• Interne oder externe technische Ressourcen: Verfügst Du über Mitarbeiter (z. B. IT) die über das technische Know-How verfügen, um bei dem Projekt behilflich zu sein? 
• Finanzielles: Wie überall, spielt das Geld natürlich eine tragende Rolle ob und in welchem Umfang ein solches Projekt umgesetzt werden kann.

Laut Panorama´s 2018 ERP Report geben Firmen als Top 5 Gründe für die Nutzung eines ERP Systems folgendes an: 

• Geschäftsperformance verbessern
• Das Unternehmen für Wachstum vorbereiten
• Betriebskapital zu verringern
• Customer Service zu verbessern 
• Die Arbeit für die Mitarbeiter erleichtern

Trotz der nicht ganz aktuellen Zahlen, geben diese Erkenntnisse einen guten Anhaltspunkt.

Nachteile von ERP Systemen

Der Aufwand einer Integration eines ERP Systems sollte nicht unterschätzt werden. Es kann zeitaufwendig, kostspielig und schwierig sein, Daten zu übertragen und einen bestimmten Level an Qualität über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten.

Implementierung

Eine ERP System wird nicht von heute auf morgen in einem Unternehmen eingeführt. Die Implementierung benötigt einen beträchtlichen Zeit- und Kraftaufwand. Solltest Du Dich zugunsten einer solchen Software entscheiden, plane stets realistisch und denk dran, dass nicht immer alles nach Plan läuft. Im oben genannten Bericht geben bei einer Umfrage nur 21% der Unternehmen an, die Implementierung innerhalb der geplanten Zeit abgeschlossen zu haben.

Mitarbeiterschulungen

Damit ein solches System seinen Sinn erfüllt, muss jeder Mitarbeiter über die Implementierung informiert werden und dieses in weiterer Folge auch nutzen. Das benötigt häufig Trainings und Schulungen. Hier ist es essentiell, dass jeder versteht wie das ERP System funktioniert und warum es genutzt werden soll. Nicht selten gibt es Widerstand vonseiten einzelner Mitarbeiter, die nicht all ihre Informationen teilen möchten. Dies schränkt die Wirksamkeit eines ERP Systems beträchtlich ein. 

Vorteile nicht sofort sichtbar

Die oft teure und aufwendige Implementierung des ERP Systems trägt nicht sofort Früchte. Hier gilt es geduldig zu bleiben und realistische Erwartungen zu haben. Denn die Vorteile werden in den meisten Fällen erst auf lange Sicht erkennbar. Glaubt man der Forschung der Aberdeen Group erreichen ERP Systeme ihre maximale Nützlichkeit nach 7 Jahren.  

Anpassungen

Die Möglichkeit ERP Systeme auf die eigenen Anforderungen anzupassen ist ein Fluch und Segen zugleich. Auf der einen Seite ist diese Option mit der Grund für die Nützlichkeit dieser Softwares, auf der anderen Seite gibt es aber auch Nachteile bzw. Probleme die damit einhergehen können. Zum einen nehmen viele Anpassungen naturgemäß viele Ressourcen in Anspruch, zum anderen können zu viele Anpassungen die größten Stärken der Software sozusagen aushebeln. Zusätzlich können etwaige Updates in der Zukunft erschwert werden. Als Faustregel kann man hier von Anpassungen von 20% sprechen, die man nicht überschreiten sollte. Es ist also wichtig von Anfang den Fokus darauf zu legen ein individuell passendes ERP System zu nutzen.

Komplexität

Es steht außer Frage, dass ERP Systeme ein mächtiges Werkzeug sein können, um ein Unternehmen voranzubringen. Die zahlreichen Möglichkeiten, die es mit sich bringt, führen aber auch zu einer hohen Komplexität. Oft sind die Systeme zu groß und eben auch zu komplex um die Prozesse eines Unternehmens effizient zu erfassen. In diesen Fällen kommen dann häufig auch wieder Mitarbeiter als Problemquelle ins Spiel, die sich aufgrund der komplizierten Funktionsweise “quer stellen”.

Kosten von ERP Systemen

Generell sind die Kosten von vielen Faktoren abhängig.
Dazu gehören:

• die Größe deines Unternehmens
• die Struktur deines Unternehmens
• Cloud-ERP vs. internes ERP
• ob Du bestehende Software in der neuen ERP Software integrieren willst

Kosten der Software

Die teilweise hohen Kosten sind für viele E-Commerce Unternehmen der größte Nachteil eines ERP Systems und somit häufig das entscheidende Argument gegen die Implementierung. Denn, entscheidet man sich für ein On-Premise System, kommt man schnell auf Kosten in fünfstelliger Höhe. Gerade, aber nicht nur, für klein und mittelgroße Unternehmen sind das beträchtliche Ausgaben. Hohe Implementierungskosten können durch Cloud-basierte Systeme umgangen werden. Hierbei fallen jedoch monatliche Kosten an und der Zugriff ist nur bei Fortsetzung der Zahlungen möglich. Als kurzfristige Lösung ist dies also sehr attraktiv, auf lange Sicht gesehen könnte das jedoch die teurere Alternative sein. Angesichts der oft langen Nutzungszeiten sollte man diese Entscheidung also gut durchdenken. Zusätzlich zählt auch die Angst vor Datenverlust und generell Sicherheitsbedenken zu den Hauptgründen, von einer Cloud-basierten Alternative abzusehen.

Kosten für die Implementierung und Instandhaltung:

Wer denkt, dass mit den Kosten für die Software alles erledigt wäre, täuscht sich leider. Rechnet man den Zeitaufwand von Arbeitskräften und laufende Kosten mit ein, kommt man auf ein Vielfaches der ursprünglichen Aufwände. Oft muss man sogar zusätzliche Arbeitskräfte einstellen.

2018 haben laut einer repräsentativen Studie knapp zwei Drittel der Befragten (aus zahlreichen Branchen, vorwiegend aus Fertigung (43%), Einzelhandel und Vertrieb (11%), Finanzen, Versicherung und Immobilien (11%), und Informationstechnologie (10%) und zu einem Großteil nordamerikanischer Unternehmen) die geplanten Kosten überschritten. Dafür gibt es folgende Hauptgründe:

• Nicht geplante technische/organisatorische Probleme (45%)
• Unrealistische Budgetplanung (43%)
• Zusätzliche technologische Voraussetzungen (41%)

Aus diesem Grund sollte man bei der Planung diese Aspekte genau berücksichtigen, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Des weiteren kannst Du Deinem Unternehmen eine beträchtliche Summe sparen, wenn Du geschickt verhandelst. Laut dem Panorama Consulting Group Report 2020, konnten im vergangenen Jahr die Kosten von klein und mittelgroßen Unternehmen beim Kauf eines ERP Systems um durchschnittlich 27% gesenkt werden.

Welche ERP Alternativen gibt es?

Wenn Du Dir die Vor- und Nachteile eines ERP Systems angeschaut hast, hast Du wahrscheinlich schon eine Tendenz betreffend der Implementierung eines ERP Systems. Diese Entscheidung ist zweifelsfrei eine, die nicht aufgrund eines Bauchgefühls getroffen werden sollte, sondern besonders gut durchdacht werden muss. Laut Experten scheitert eine große Zahl der Entscheidungsträger daran, die Reichweite einer solchen Entscheidung zu erkennen. Zusätzlich erschweren in vielen Fällen die fehlenden Möglichkeiten zum Vergleich die Entscheidung. 

Aus diesem Grund haben wir hier eine kleine Liste einiger bekannter und nicht ganz so bekannter ERP Anbieter für E-Commerce Unternehmen zusammengestellt. Achte aber darauf, dass es durchaus auch kleinere, hier nicht genannte Marken gibt, die möglicherweise besser zu Deinen Anforderungen passen. Mehr Informationen findest Du bei den jeweiligen Links. Bei Deiner Suche nach der, für Dich optimalen Lösung, könnte Dir außerdem dieses ERP Scoreboard weiterhelfen.