Warum und wann ERP im E-Commerce nutzen?
Wachsende Online-Shops stoßen irgendwann an den Punkt, an dem sie hinterfragen müssen, ob alle Prozesse effizient ablaufen. Dabei gelangt man häufig zu der Erkenntnis, dass die Abläufe nicht optimal sind und dadurch beträchtliche finanzielle und zeitliche Ressourcen verschwendet werden. So werden bestimmte Tätigkeiten, etwa aufgrund von mangelnder Kommunikation in verschiedenen Abteilungen, doppelt vollbracht und stiften dadurch trotz aller Mühe keinen Zusatznutzen. Dabei “drückt der Schuh” bei den meisten dieser Unternehmen oft an folgenden Stellen:
- Daten müssen manuell eingegeben werden
- Daten sind nicht aktuell und müssen mühsam von anderen Abteilungen besorgt werden
- Abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe sind ineffizient
- Berichte sind nicht optimiert
- Es ist schwierig etwaige KPIs im Blick zu behalten
Fehlende Daten führen oft dazu, dass Fehler unbemerkt bleiben. Ein ERP System hilft dabei verschiedene Entwicklungen im Blick zu behalten, um in Echtzeit reagieren zu können. Vergleichbar ist das etwa mit der Fähigkeit den Motor eines Autos während der Fahrt kontrollieren und so rechtzeitig eine Entscheidung treffen zu können, ob man lieber an den Straßenrand oder in die Werkstatt fahren soll. Umgelegt auf das Unternehmen, kann eine Management-Entscheidung unter Betrachtung des Gesamtbildes des Online-Shops getroffen werden, das Entscheidungsträgern im E-Commerce durch das Enterprise Ressource Planning System zur Verfügung steht.
Sollten E-Commerce Unternehmen ERP Systeme verwenden?
Auf diese Frage gibt es wie so oft keine pauschale Antwort. Wie immer ist diese Entscheidung von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu entscheiden. Was allerdings feststeht ist, dass ein ERP System gerade im Bereich des Onlinehandels viele Prozesse vereinfachen kann. Am besten kann die Nützlichkeit im E-Commerce durch ein kurzes Beispiel veranschaulicht werden: Stell Dir vor, Du verkaufst Fußbälle. Tätigt ein Kunde einen Kauf über Deinen Online-Shop, nimmt ein ERP System alle nötigen Daten Deines Kunden auf, und speichert sie in einer großen Datenbank. Zur gleichen Zeit wird automatisch geprüft, ob der Ball überhaupt vorrätig ist. Nach der Bestätigung wird ohne Zeitverlust und ohne menschlichen Arbeitsaufwand das Produkt virtuell zur Seite gelegt und die Information an den Verantwortlichen für den Versand weitergeleitet. Zusätzlich werden noch die Versandadresse, Packzettel und Versandetikette verschickt – immer noch in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand. Gleichzeitig wird der Bestand im System reduziert und die Produktion informiert, dass weitere Ware produziert werden sollte. Besonders, wenn man Omni- oder Multichannel Händler ist und damit über verschiedene Kanäle Produkte verkauft, erhöht sich die Komplexität für diese Prozesse exponentiell, wodurch ein ERP System oft unerlässlich wird.
Alleine an diesem vereinfachten Beispiel lässt sich schon das Potenzial eines ERP Systems im E-Commerce erahnen. Auch wenn das noch lange nicht bedeutet, dass jeder Online-Shop ein solches ERP System nutzen sollte, zumal es auch andere Automatisierungs-Tools wie etwa Zapier gibt, ist ein ERP System in vielen Fällen eine optimale Lösung für Online-Shops.
Integration oder Anbindung von E-Commerce Shopsystemen mit ERP Systemen
Online-Shops haben meistens das Bedürfnis ein ERP System zu finden, das eine Anbindung oder Integration für das jeweilige Shopsystem, wie etwa Shopify, Magento oder Plentymarkets verfügt. Zunächst einmal muss eine Unterscheidung zwischen einer Integration und einer Anbindung getroffen werden, die fälschlicherweise oft synonym gebraucht werden. Denn eine Integration geht viel weiter als eine Anbindung. Dadurch entstehen sowohl Vor- als auch Nachteile.
Um das Konzept besser zu verstehen, kann man es mit einem Vergleich veranschaulichen. In diesem Vergleich kann man sich die Integration so vorstellen, wie einen WG-Mitbewohner: Dieser nutzt gemeinsam mit Dir das Wohnzimmer, die Küche und das Badezimmer. Ihr seht euch beinahe täglich, könnt im besten Fall von gemeinsamen Einkäufen profitieren und teilt euch die Miete. Durch dieses Zusammenleben können aber auch Reibungen entstehen. So haben vielleicht nicht beide dieselben Vorstellungen davon wann die Wohnung sauber ist, oder einer von euch hat gerne Ruhe in der Früh, während der andere die Ruhe am Abend mehr genießt. Hier sollte man also besonders viel Acht darauf geben, mit wem man zusammenzieht.
Eine Anbindung ist vergleichbar mit der Hilfe von Außen. Vergleichbar dazu wäre etwa eine Reinigungskraft, die zur Hilfe für bestimmte Aufgaben gerufen wird. Hier gibt es weniger Konfliktpotenzial, und die Reinigungskraft muss sich nicht speziell auf Deine Persönlichkeit anpassen. Sie erledigt die Arbeit und verlässt dann wieder die Wohnung. Diese ist also eher oberflächlich und unkompliziert, jedoch kann man dadurch auch nicht von der freundschaftlichen Beziehung, wie sie bei dem Mitbewohner besteht, profitieren.
Egal ob es sich um eine Anbindung oder um eine Integration handelt, die meisten ERP Systeme sind mit einer Großzahl an Shopsystemen, wie bereits genannt etwa Shopify, WooCommerce, Shopware, Magento und viele mehr kompatibel.
Vorteile von ERP Systemen
Nach dem Lesen der Definition von ERP Systemen, weiß man von einigen Vorteilen, die ein solches im Optimalfall mit sich bringt. Neben der genannten Warn- und Übersichtsfunktion, verfügen ERP Systeme über weitere entscheidende Vorteile:
- Sicherung aller Unternehmensdaten an einem Ort
- Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse
- Integrierte Information zwischen allen Abteilungen
- Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen
- Erleichterung der genauen Nachverfolgung von Bestand und Verkäufen
- Erstellen einer einzigen Analyse- und Berichtsstelle
- Eine einzige vertrauenswürdige, interne Quelle für Informationen
- Eliminierung von Einzweck-Softwares
- Integration von Systemen und Services
- Ermöglicht standardisierte Prozesse
Generell werden ERP Systeme also auf der einen Seite dazu genutzt, unternehmensinterne Informationen zentral zu lagern und einen einfachen Zugriff auf eben diese zu ermöglichen. Auf der anderen Seite sollen Prozesse und Abläufe, mit dem Ziel einer Effizienzsteigerung vereinfacht und automatisiert werden. Wann beziehungsweise ob Du ein solches System nutzen solltest, ist von vielen Faktoren abhängig:
- Anpassung: Komplexität der Integrationsaufgaben
- Wachstum: Brauchst Du eine Lösung, die mit wachsenden Auftragsvolumen, Kunden und Produkten skaliert?
- Kunden: Wer sind deine Kunden? Verkaufst Du an B2C, B2B oder beides?
- Interne oder externe technische Ressourcen: Verfügst Du über Mitarbeiter (z. B. IT) die über das technische Know-How verfügen, um bei dem Projekt behilflich zu sein?
- Finanzielles: Wie überall, spielt das Geld natürlich eine tragende Rolle ob und in welchem Umfang ein solches Projekt umgesetzt werden kann.
Laut Panorama´s 2018 ERP Report geben Firmen als Top 5 Gründe für die Nutzung eines ERP Systems folgendes an:
- Geschäftsperformance verbessern
- Das Unternehmen für Wachstum vorbereiten
- Betriebskapital zu verringern
- Customer Service zu verbessern
- Die Arbeit für die Mitarbeiter erleichtern
Trotz der nicht ganz aktuellen Zahlen, geben diese Erkenntnisse einen guten Anhaltspunkt.
